Emitir nota fiscal pode parecer complexo. São muitos dados tributários e cadastros.

Esse processo é feito dentro de um software emissor ou direto no portal da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado.

Mas o segredo para fazer isso rápido e com segurança está na preparação. Organizando os dados antes, o processo fica simples.

Este guia mostra o método para emitir suas notas, independentemente da ferramenta que você usa.

O que preparar ANTES de emitir a nota?

A emissão não começa na tela da nota. Ela começa nos cadastros prévios do seu sistema.

Você precisa ter em mãos:

• Certificado Digital: Sua assinatura (modelo A1) deve estar válida e instalada.

• Cadastro de Clientes: Tenha o CNPJ/CPF e a Inscrição Estadual (IE) correta do destinatário. Erros na IE causam rejeição.

• Cadastro de Produtos: Defina o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e a unidade de medida (saca, kg, cabeça).

• Cadastro de Transportadora/Veículo: Se houver frete, tenha a placa, RNTRC da transportadora e dados do motorista (CNH).

A importância do Cadastro de Operação

Este é o cadastro mais crítico. É aqui que mora a maior parte dos erros fiscais.

A "Operação" define todas as regras fiscais. É o que diz se a nota é uma:

• Venda (Dentro ou fora do estado)

• Devolução de compra

• Remessa para armazenagem

• Transferência entre fazendas

Cada operação tem um CFOP (Código Fiscal de Operações). E regras tributárias diferentes, que sofreram modificações com a Reforma Tributária (clique aqui e confira oque mudou)

Deixar essas operações pré-cadastradas no seu emissor economiza tempo. Evita ter que preencher dados tributários toda vez.

Passo a passo da Emissão da Nota Fiscal

Com os cadastros prontos no seu software, o processo de emissão segue estes passos:

1. Dados Iniciais:

• Selecione seu emitente (sua Inscrição Estadual).

• Selecione o destinatário (cliente/fornecedor).

  
  

2. Selecione a Operação:

• Escolha a operação cadastrada (ex: "Venda de Soja Interestadual").

• Note que a Natureza da Operação e o CFOP devem ser preenchidos automaticamente com base nisso.

  
  

3. Adicione os Produtos:

• Insira o produto (ex: "Soja em Grão").

• Informe a quantidade (ex: 800 sacas) e o valor unitário. O sistema calcula o total.

  
  

4. Transporte e Frete:

• Indique quem paga o frete (remetente, destinatário, terceiros).

• Preencha os dados do veículo e motorista cadastrados.

  
  

5. Informações Complementares:

• Se for devolução, referencie a chave de acesso da nota original.

• Insira dados de Funrural/SENAR, se aplicável.

  
  

6. Pré-visualize e Transmita:

• Sempre revise a nota antes de transmitir. Verifique valores, impostos e dados do cliente.

• Clique em "Transmitir" para enviar à SEFAZ.

Otimize seu processo

Emitir nota fiscal exige organização, como vimos. O verdadeiro desafio é manter os cadastros (clientes, produtos, operações) atualizados e corretos.

Fazer isso em emissores básicos ou direto no portal da SEFAZ é repetitivo e complicado. Além disso, digitar impostos ou dados do cliente a cada nota abre margem para erros.

Um bom software de gestão centraliza esses cadastros. Em vez de digitar os dados fiscais toda vez, você apenas seleciona a operação. Isso torna o processo mais intuitivo, rápido e seguro.

Cansado de preencher impostos e dados manualmente a cada nota? Veja como automatizar todo esse processo, desde o cadastro até a geração financeira.

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Dúvidas Frequentes

Posso cancelar uma nota depois de transmitir?

Sim, mas há um prazo curto (muda para cada estado) e a mercadoria não pode ter circulado. Após isso, é preciso emitir uma nota de devolução.

Errei a nota, mas passou o prazo. O que faço?

Você pode usar uma Carta de Correção (CC-e) para erros simples que não mudam valor, impostos ou envolvidos. Para outros erros, o correto é uma nota de devolução ou complementar.

O que é "Rejeição" da SEFAZ?

É quando a SEFAZ recusa a nota por um erro (ex: IE do cliente errada, NCM inválido, cálculo de imposto incorreto). Você deve corrigir o erro e transmitir novamente.